Effizienzsteigerungen bei Saldenbestätigungen

Zur Absicherung des Prüfungsurteils holen Abschlussprüfer ausreichende und angemessene Prüfungsnachweise ein. Dazu werden häufig Saldenbestätigun­gen von Debitoren und Kreditoren erbeten. Der Bestätigungsprozess stellt sich sowohl für das geprüfte Unternehmen als auch für den Abschlussprüfer als aufwendig dar. Durch Nutzung digitaler Verfahren kann hier für alle Beteiligten eine Effizienzsteigerung geschaffen werden.

Sind die Höhe von Forderungen und Verbindlichkeiten in einem Jahresab­schluss wesentlich, so werden in der Regel Saldenbestätigungen von Dritten eingeholt. Dabei wird die Aktion nicht für sämtliche Forderungen und Verbindlichkeiten durchgeführt, sondern lediglich in Stichproben. Ziel ist es, durch die Antworten der Dritten hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, dass die in der Rechnungslegung enthaltenen Angaben keine falschen Aussagen enthalten.

Methoden von Bestätigungsanfragen

Bei Bestätigungsanfragen unterscheidet man zwischen zwei Methoden:

• Positive Methode (Antwort immer erbeten)
• Negative Methode (Antwort lediglich bei Nichtübereinstimmung erbeten)

Bei der positiven Methode wird der auserwählte Dritte in jedem Fall um Antwort gebeten. Diese Methode kann auf zwei verschiedenen Weisen (offene oder geschlossene Saldenbestätigung) erfolgen. In der offenen Salden­bestäti­gung teilt der Dritte den Saldo von sich aus mit, während bei der geschlosse­nen Variante ein bereits vorgegebener Saldo bestätigt oder abgelehnt werden muss.

Bei der negativen Methode wird gebeten, nur in dem Fall zu antworten, in dem keine Übereinstimmung zu dem angegebenen Saldo vorliegt.

Die Nachweise aus der positiven Methode weisen eine höhere Verlässlichkeit im Vergleich zu der negativen Methode auf, da bei fehlender Rückmeldung seitens des Dritten bei der negativen Methode automatisch eine Überein­stim­mung unterstellt wird. Andere Gründe, wie z. B. eine Nichtzustellung oder das Vergessen zu antworten, werden durch diese Methode nicht aufgedeckt. Aus diesem Grund sollte die negative Methode nur in Ausnahmefällen angewandt werden.

Durchführungswege

Wir bieten unseren Mandanten an, das Bestätigungsverfahren entweder über den traditionellen bekannten Prozess oder elektronisch unter Einsatz einer digitalen Plattform auszuführen. Uns ist es wichtig, dass das Verfahren zu unseren Mandanten passt.

Konventionelles Bestätigungsverfahren

Das konventionelle Verfahren beginnt mit der Auswahl der Stichprobe durch den Abschlussprüfer. Die Bestätigungsanfragen werden von unseren Mandan­ten erstellt und im Anschluss durch uns kontrolliert und versendet. Der Versand der Bestätigungsanfragen erfolgt über die Post. Der Rückversand kann alternativ auch per Fax oder per E-Mail erfolgen. Die Auswertungen werden in unseren Arbeitspapieren dokumentiert. Bei Rückfragen oder Salden­unstimmigkeiten kontaktieren wir unseren Mandanten und bitten ihn um Klärung. Die Rückmeldungen gehen bei uns ein und werden ausgewertet.

Digitales Bestätigungsverfahren

Das digitale Verfahren bietet einige Vorteile sowohl für unseren Mandanten als auch für uns. Wir nutzen die Lösung der Auditi GmbH. Die gesamte Bestätigungsaktion wird dort in einer Cloud-Lösung abgewickelt. Sowohl der Abschlussprüfer als auch der Mandant haben Zugriff auf die digitale Plattform und können somit von Anfang bis Ende die Bestätigungsaktion gemeinsam verfolgen. Zu Beginn zieht der Abschlussprüfer die Stichprobe in Auditi. Nach dem Hochladen einer Kunden-/Lieferanten-Stammdatenliste und eines Briefkopfs des Mandanten werden die Bestätigungsanfragen anhand eines Musteranschreibens von Auditi angefertigt. Ein Erstellen der Anfragen durch den Mandanten (wie bei der konventionellen Weise) ist daher nicht mehr erforderlich. Das Versenden der Anfragen kann von dem Abschlussprüfer in Auditi per Knopfdruck angestoßen werden. Der Zeitaufwand für das Ausdrucken und das Kuvertieren der Briefe entfällt somit. Der Rückversand an Auditi erfolgt über die Post oder per E-Mail. Dort wird die Antwort eingescannt und über einen QR-Code der richtigen Anfrage zugeordnet. Sobald eine neue Antwort auf der Plattform eingegangen ist, erhalten der Abschlussprüfer und der Mandant eine E-Mail, so dass beide Parteien hinsichtlich der Bestätigungsaktion auf dem aktuellsten Stand sind. Im Anschluss wird mit der Auswertung der Saldenbestätigungen begonnen. Bei Antworten mit Saldenunstimmigkeiten kann der Status dieser Antwort auf „zu klären“ gesetzt werden. Durch den Status erkennt der Mandant die abweichenden Saldenbestätigungen auf einen Blick und kann die Klärung und die Dokumentation für den Abschlussprüfer sichtbar in Auditi vornehmen. Am Ende wird eine Auswertung der Feststellungen (wie viele Saldenbestätigungen zurückgekommen sind, wie viele davon in Übereinstimmung waren, wie viele geklärt wurden usw.) ausgedruckt. Insgesamt erleichtert es eine Zusammenarbeit und spart Zeit.

Vorteile digitaler Verfahren

• automatische Erstellung der Anschreiben auf dem Briefpapier des geprüften Unternehmens
• automatischer Versand aus dem DATEV Hochsicherheits-Versandzentrum oder per E-Mail
• automatischer Empfang incl. vollautomatischer Digitalisierung der Antworten im Hochsicherheitszentrum der DATEV eG
• hohe Rücklaufquote durch vorfrankierten Rückumschlag, kostenlose Faxoption oder verschlüsselter Upload
• Kostensenkung
• sofort einsatzbereit (keine Installation oder aufwändige Schulung notwendig)
• vollständige Kontrolle
• einfacher Export sämtlicher Daten zur Weiterverarbeitung in gängigen Dateiformaten
• höchste Sicherheit: Verschlüsselte Verbindungen und Ihre Daten bleiben zu jedem Zeitpunkt im DATEV-Rechenzentrum
• Standard konform

Noch Fragen

Nähere Informationen zum Verfahren und einen Zugang zur digitalen Plattform erhalten Sie von uns, bitte sprechen Sie uns an.