Elektronisch geführtes Fahrtenbuch

Grundsätzlich gelten für ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch dieselben Anforderungen wie für ein handschriftliches Fahrtenbuch. Das Finanzgericht Niedersachsen hat in einem aktuellen Urteil nochmals klargestellt, dass ein technisches System zur Führung eines Fahrtenbuchs nicht ausreicht, wenn die Software auch nach Jahren noch Änderungen zulässt.

Grundsatz

Abschließende Voraussetzungen, wann ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß ist, sind gesetzlich nicht näher bestimmt. Sie ergeben sich vielmehr aus div. BFH-Urteilen. Demnach muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch sicherstellen, dass der Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung eine hinreichende Gewähr für dessen Vollständigkeit und Richtigkeit bietet. Gleichzeitig muss es mit vertretbarem Aufwand auf seine materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein (BFH Urteil vom 20. März 2014, VI R 35/12). In einem Urteil vom 16. März 2006 (VI R 87/04) werden die erforderlichen Angaben eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs wie folgt zusammengefasst:

1. das Fahrtenbuch muss grundsätzlich zu den beruflichen Reisen Angaben zum
   • Datum
   • Reiseziel
   • Aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner bzw.
   • Gegenstand der dienstlichen Verrichtung und
   • Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs bei Abschluss der Fahrt enthalten
2. Mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen beruflichen Reise können miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden, wenn die einzelnen aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden.
3. Der Übergang von der beruflichen Nutzung zur privaten Nutzung des Fahrzeugs ist im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss  der beruflichen Fahrt erreichten Gesamtkilometerstandes zu dokumentieren.
4. Die erforderlichen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird.

elektronisches Fahrtenbuch

Bei einem elektronischen Fahrtenbuch gelten grundsätzlich dieselben Regeln wie für handschriftlich geführte Fahrtenbücher. Es ist jedoch zulässig bei GPS-Fahrtenbüchern, die automatisch alle Fahrten bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrziel unveränderbar aufzeichnen, nachträglich den privaten bzw. beruflichen Anlass der Fahrt, ggf. unter Angabe des aufgesuchten Geschäftspartners, in der Software zu ergänzen. Die Finanzverwaltung sieht das elektronische Fahrtenbuch als ordnungsgemäß an, wenn diese Daten innerhalb von 7 Tagen nach Abschluss der Fahrt nachgetragen werden. (OFD Rheinland und Münster, Kurzinfo für den Lohnsteuer-Außendienst Nr. 02/2013 vom 18. Februar 2013). Darüber hinaus, muss die Software revisionssicher sein, d.h. die Daten dürfen nicht mehr verändert werden können bzw. eine nachträgliche Änderung muss vom System dokumentiert und nachvollziehbar dargestellt werden.

Entscheidungsgründe des FG Niedersachsen

Im Urteil des FG Niedersachsen v. 23. Januar 2019 ( 3 K 107/18) wurde ein elektronisches Fahrtenbuch nicht anerkannt, da lediglich die Fahrten mit den per GPS ermittelten GEO-Daten zeitnah aufgezeichnet worden sind. Das elektronische Fahrtenbuch enthielt keine Angaben dazu, wann die zusätzlichen Angaben zu den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartnern in der Datenbank ergänzt wurden. Weiterhin wurden die tatsächlichen Kilometerstände nicht mit den rechnerisch ermittelten Tachoständen in dem elektronischen Fahrtenbuch gegenübergestellt.

Nichtanerkennung eines Fahrtenbuchs

Erkennt das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuches nicht an, ist der private Nutzungsanteil nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG (sog. 1%-Methode) zu bewerten, sofern die betriebliche Nutzung mehr als 50% beträgt. Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist der Ermittlung der nicht abziehbaren Betriebsausgaben gem. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG vorzunehmen.

Elektronisches Fahrtenbuch prüfen lassen

Für die Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuches besteht kein Zertifizierungsverfahren. Die Ordnungsmäßigkeit unterliegt somit immer einer Einzelfallprüfung des Finanzamtes. Sprechen Sie uns gerne an. Wir beraten Sie gern.